Financiële administratie opzetten in 8 stappen

Financiële administratie opzetten in 8 stappen

Alle begin is moeilijk. Ben je vol vuur begonnen met je bedrijf, moet je gelijk een financiële administratie opzetten. Je weet best dat het belangrijk is. Maar hoe pak je dat aan? En hoe houd je de financiën op orde? Martijn Vrugt en Wendy Bunk helpen je met een stappenplan en diverse tips. Deze handleiding is geschikt voor organisaties met en zonder personeel. 

Stap 1 – Maak een planning

Door een planning te maken voor je financiële administratie, geef je vanaf het begin vorm aan een helder proces. Je planning geeft aan wanneer je aan welke verplichtingen moet voldoen. Daaraan kun je toevoegen hoe je precies aan deze verplichtingen moet voldoen. 

  • Tip van Martijn
    Maak een lijstje van je verplichtingen, zoals de aangifte inkomstenbelasting en omzetbelasting. Hierdoor wordt het makkelijker om te bedenken wat je nodig hebt om aan deze verplichtingen te voldoen. 

Stap 2 – Breng je kosten in kaart

Maak een overzicht van alle (verwachte) kosten die je organisatie maakt. Dat geeft je een goede basis voor het opzetten van je financiële administratie. 

Stap 3 – Categoriseer je kosten

Groepeer je kosten in categorieën, zodat je die kunt gebruiken op het moment dat je grootboekrekeningen aanmaakt. In een grootboekrekening staan alle inkomsten en uitgaven per kostensoort, en de bijbehorende opbrengstsoorten. Voorbeelden van kostensoorten zijn schoonmaakkosten en loonkosten. Door de kosten in te delen in kostensoorten, kun je uiteindelijk ook een winst- en verliesrekening opstellen. 

Stap 4 – Stel je balans op

Een balans is een momentopname van al je bezittingen, schulden en eigen vermogen. Aan de linkerkant van de balans staan je bezittingen (activa), aan de rechterkant de middelen waarmee je die bezittingen hebt gefinancierd (passiva). 

Door je verplichtingen in kaart te brengen en je winst- en verliesrekening erbij te pakken, kun je zien welke balansposten je krijgt. Daarbij kun je opnieuw de verplichtingen gebruiken. Welke verplichtingen zijn er en welke balansposten horen daar bij? Een balans hoef je niet per se zelf op te stellen. Hiervoor kun je ook een finance professional inhuren.

Stap 5 – Onderbouw je balansposten

De belastingdienst kan op elk moment controleren of je de opgegeven kosten daadwerkelijk hebt gemaakt en de opbrengsten hebt gerealiseerd. Je wilt dus kunnen aantonen waar die cijfers vandaan komen. Dit kun je doen door de balansposten te onderbouwen. 

De balanspost ‘debiteuren’ onderbouw je bijvoorbeeld door klantnummers aan te maken met alle gegevens. Dit zijn de facturen die passen bij deze balanspost. 

De schulden verdeel je in langlopende en kortlopende schulden. Een voorbeeld van een langlopende schuld is je hypotheek. Openstaande facturen die binnen een betaaltermijn moeten worden betaald, zijn de kortlopende schulden.

  • Tip van Wendy
    Bewaren! Alle relevante documenten, zoals facturen, maar ook sommige brieven van de belastingdienst. Je weet maar nooit wanneer je ze nodig hebt, en de belastingdienst schrijft een bewaarplicht van 7 jaar voor.

Balans onderbouwen

Stap 6 – Controleer je administratie

Controle houdt iedereen scherp. Een gezonde financiële administratie wordt regelmatig gecontroleerd. Begin er direct mee, zodat het een vast onderdeel van het proces wordt. 

Controleer of al je balansposten juist zijn onderbouwd. Controleer de bedragen op elke factuur die binnenkomt. Check de betalingen die je doet. Je maakt het jezelf hier een stuk makkelijker mee. Als je alles vanaf het begin controleert, hoef je niet alle facturen door te spitten als er een keer iets niet klopt. 

  • Tip van Wendy
    Werk direct volgens het vierogenprincipe. Dat betekent dat jij je werk door een collega laat controleren en andersom. 

Stap 7 – Onderhoud je administratie

Gefeliciteerd, je financiële administratie staat! Nu is het een kwestie van bijhouden. Je administratie is een doorgaand proces. Je moet bijvoorbeeld in de gaten blijven houden wanneer je afschrijvingen en personeelskosten boekt en wanneer je de belastingaangiftes doet.

Pak de planning van stap 1 erbij. Kloppen alle onderdelen nog? Kent iedereen de planning en je stappenplan? Communiceer ze naar alle medewerkers, zodat duidelijk is waar ieders verantwoordelijkheid ligt. 

  • Tip van Martijn
    Bedenk iets om regelmaat te introduceren. Doe de financiële administratie op een vaste dag in de week, blokkeer je agenda op een vast moment zodat je geen andere afspraken maakt, of besteed het uit. 

Stap 8 – Communiceer en blijf communiceren

Communicatie is essentieel bij het voeren van je financiële administratie. Zorg ervoor dat betrokken personen binnen je organisatie elkaar op de hoogte houden van wat er gebeurt. Bijvoorbeeld om facturen af te stemmen en bestellingen door te geven. Door de communicatie meteen goed op te zetten, blijft dit ook lopen als de organisatie groeit.

In de praktijk zien wij dat het vaak misloopt in de laatste twee stappen. Meestal ligt dit aan een gebrek aan duidelijkheid. Daarom is het essentieel dat je vastlegt waar de verantwoordelijkheden liggen en dat je het proces regelmatig evalueert. Wat is nog onduidelijk? Wat kan er beter? Stap 7 en 8 zijn altijd te ontwikkelen en te optimaliseren, ook als je de financiële administratie al op orde hebt.

Dit stappenplan is een goed begin voor het op orde maken van je financiële administratie. Kom je er niet uit? Wij helpen je graag met al jouw financiële vragen! 

De kernwaarden van Fit Professionals

Deskundig

Fit Professionals of Finance verstaan hun vak en blijven voortdurend in ontwikkeling. Ze stellen zich in alle situaties professioneel op. Ze gaan vertrouwelijk om met interne informatie. Wij waarborgen dit door toezicht te houden, training aan te bieden en te investeren in hun ontwikkeling.

Betrokken

We voelen ons betrokken bij onze opdrachtgevers en bij elkaar. We investeren in de ontwikkeling van onze professionals. Met onze opdrachtgevers gaan we voor langetermijnrelaties waarin we op basis van vertrouwen en respect waarde creëren. We delen graag onze kennis en ervaring om bij te dragen aan het behalen van professionele en zakelijke doelen.

Vitaal

We zetten hoog in op een gezonde balans tussen de mentale en de fysieke gezondheid van onze professionals. Dit leidt volgens ons tot betere prestaties, meer plezier en meer energie op de werkvloer. Wij zijn ervan overtuigd dat we hiermee onze eigen verwachtingen en die van onze opdrachtgevers waarmaken en zelfs overtreffen.