.png)
Het einde van het jaar komt in zicht, en dat betekent voor de financial vaak maar één ding: de accountantscontrole komt er weer aan. Voor sommigen een feestje, maar voor de meeste financials een onderbreking van het werk waar je niet op zit te wachten. Plus dat het altijd net even wat meer tijd en moeite kost dan aanvankelijk de verwachting was.
Hoe kan je ervoor zorgen dat dit ‘verplichte nummer’ zo snel en efficiënt mogelijk verloopt? Samen met de ex-accountants die we Fitter mogen noemen en de enorme bak ervaring met accountantscontroles die we als Fit hebben, hebben we de belangrijkste tips voor een soepele accountantscontrole op een rijtje gezet. Deze tips kun je gebruiken om je op een goede manier voor te bereiden op de accountantscontrole die straks weer voor de deur staat, zodat hij snel en soepel mogelijk afgerond kan worden. Benieuwd naar deze tips? Lees dan snel verder!
#1 - Wacht niet op de accountant. Neem initiatief!
Sommige dingen in het leven zijn “moetjes”, maar dat betekent niet dat jij geen keuze hebt in hoe je hiermee om gaat. De accountantscontrole is een van die “moetjes”, maar het is natuurlijk helemaal aan jou hoe je hier mee om gaat.. Wacht je af en bouwen de frustraties zich in het proces op? Of zoek jij de accountant op, ga je samen kijken naar de zaken die veel tijd en energie kosten en maak je samen afspraken hoe jullie dit beter op kunnen pakken? Wat ons betreft zorgt het kiezen voor optie voor een stuk prettigere samenwerking, helemaal als je bedenkt dat jij en de accountant hetzelfde doel hebben: die handtekening zo snel mogelijk onder de jaarrekening krijgen.
Daarnaast zou onze tip zijn om gedurende de audit periodiek in te checken, niet alleen over de harde finance topics, maar ook over de zachtere kanten. Hoe verloopt het proces en de samenwerking, wat kost er veel tijd of zijn de frustraties en wat zou kunnen helpen om het proces soepeler te laten verlopen? Zo blijf je in gesprek en hou je het gezamenlijke doel helder.
Durf initiatief te nemen en het gesprek aan te gaan. Geloof ons… Accountants zijn ook maar gewoon mensen! Door vooraf de accountant alvast te polsen over wat je kan verwachten kun je je goed voorbereiden op de audit. Zij kunnen vaak van tevoren al aangeven wat ze precies willen zien, waarmee je jezelf en de rest van de organisatie de tijd en ruimte biedt om zich hierop voor te bereiden. Tijdens deze uitvraag is het ook handig om een heldere planning met ze af te spreken, zodat je alvast momenten in je agenda kunt blocken om met de accountantscontrole bezig te gaan.
#2 - Loop de bevinden en verbetersuggesties van vorig jaar na
Voordat je begint met de audit van dit jaar is het goed om nog eens terug te grijpen naar vorig jaar. Als jouw organisatie dit jaar geaudit wordt is de kans dan ook groot dat je vorig jaar ook geaudit bent. Hieruit zijn ongetwijfeld een aantal bevindingen en verbetersuggesties gekomen die door de accountant met je gedeeld zijn. Loop deze bevindingen en verbetersuggesties nog eens na voordat de accountant dit jaar weer langs komt. (Helemaal als je vorig jaar met dezelfde accountant hebt gewerkt is dit een belangrijke tip!)
Stel vervolgens een lijst op met acties die jullie als afdeling finance hebben ondernomen om aan deze punten te werken. Dit toont aan dat je proactief handelt en daadwerkelijk bezig bent met de punten die zijn aangedragen. Ook weet je dat, omdat deze punten zijn opgenomen in de lijst met bevindingen en verbetersuggesties, de accountant hier tijdens de aankomende controle extra op gaat letten.
#3 - Een goede voorbereiding is het halve werk
Voordat de accountantscontrole begint weet je al dat er een aantal zaken zijn waar in ieder geval gevraagd naar worden. Jezelf op deze vragen voorbereiden is dan ook het halve werk. Zorg ervoor dat je balans en winst- en verliesrekening sluitend zijn en dat je weet waar bepaalde posten staan die mogelijk interessant zijn voor de accountant. Daarnaast wordt er geheid gecheckt of de grootboekrekeningen voor debiteuren, crediteuren en GOFO (goederenontvangst/factuurontvangst) aansluiten met de respectievelijke subadministratie. Dit zijn reguliere checks die je tijdens een mogelijke maandafsluiting waarschijnlijk ook al doet, maar voordat de accountant langs komt is het goed om te checken dat de grootboekrekening en hun subadministratie 100% op elkaar aansluiten.
Verder houdt het voeren van een goede administratie in dat je van elke transactie een juiste onderbouwing hebt door middel van een factuur, bon, loonlijst of belastingaangifte. Dit zijn documenten die je paraat moet hebben, omdat je van tevoren weet dat er een aantal van deze documenten opgevraagd gaan worden. Hiermee handel je proactief, je wacht namelijk niet af tot de vraag komt tot je begint met het opzoeken van alle documenten. Ook dit zijn standaardprocedures, maar goed om nog even scherp op te zijn voordat de boeken geaudit worden.
#4 - Houd een permanent dossier bij
Accountantskantoren staan erom bekend veel te maken te hebben met teamwisselingen. Daarom worden audits jaar op jaar vaak uitgevoerd door andere mensen, waardoor je regelmatig dezelfde vragen krijgt. Door als organisatie een helder dossier op te stellen waarin je vragen en antwoorden bijhoudt, voorkom je dat je tijdens de aankomende controle nogmaals moet gaan uitzoeken wat je vorig jaar ook al helemaal hebt blootgelegd. Daarom kan het helpen om bepaalde tussenrekeningen of afwijkende processen, waar je misschien al eens eerder vragen over hebt gekregen en ook antwoord op hebt gegeven, helder vast te leggen in een permanent dossier. Dit kan je tijdens de aankomende accountantscontrole enorm veel tijd en hoofdpijn schelen.
#5 - Heldere communicatie
Heldere communicatie is natuurlijk altijd noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering, maar toch willen we dit nog even benadrukken in relatie tot de accountantscontrole. Door tijdens de audit heldere en volledige antwoorden te geven op de vragen die je krijgt, geef je de accountants voldoende input om mee aan het werk te gaan, waarmee je de hoeveelheid vervolgvragen minimaliseert. En hoe minder vervolgvragen, hoe minder tijd je kwijt bent.
Ook intern communiceren dat de accountant weer langskomt en een lijstje met punten maken waar op gelet moet worden geeft andere afdelingen binnen jouw organisatie de mogelijkheid om zich voor te bereiden op de controle. Zo komen je collega’s niet voor nare verrassingen te staan als de accountant hen een complexe vraag stelt.
#6 - Wees beschikbaar voor vragen en plan hiervoor tijd in
Hoe goed je je ook voorbereidt, vragen ga je geheid krijgen. En vragen beantwoorden van de accountant neemt vaak meer tijd in beslag dan je van tevoren denkt. Als je denkt een vraag beantwoordt te hebben komen hier meer dan eens nieuwe vragen achter weg, of moeten er onderbouwende stukken worden aangeleverd. En dat terwijl het reguliere werk natuurlijk gewoon doorgaat. In de periode dat de accountant rondloopt bij jou op kantoor kan het daarom goed zijn om op kantoor te zijn en dagelijks een uurtje te blocken om alle vragen die je krijgt te beantwoorden.
Hopelijk wordt de tijd die je nodig hebt om alle vragen te beantwoorden met de tips in deze blog een stuk teruggedrongen, maar toch blijft het goed om tijd vrij te maken om nieuwe of onverwachte vragen te beantwoorden.
De accountant is er om je te helpen!
Onthoud, de accountant is er om je te helpen, niet om je het leven zuur te maken. Hoewel het soms wel zo kan voelen als je wèèr een vraag krijgt over die ene tussenrekening, zijn ze er met de beste bedoelingen. Zie het als een kans om je processen scherp te krijgen en waar mogelijk strak te trekken, in plaats van een noodzakelijk kwaad wat ‘even moet’. Door een positieve instelling te houden maak je het voor jezelf en voor de accountant een stuk prettiger werken, en dit komt de samenwerking zeker ten goede. Jij en de accountant hebben hetzelfde doel, zo snel mogelijk die handtekening onder de jaarrekening krijgen. Door dit in je achterhoofd te houden tijdens het proces maak je het samenwerken een stuk prettiger.
Zoals je in deze blog hebt kunnen lezen is hoe je je als organisatie richting de accountant opstelt enorm belangrijk voor een soepele samenwerking. Door proactief te handelen in het voorbereiden van alle stukken en initiatief te nemen met het maken van afspraken en het doen van de uitvraag bereid je jezelf voor om die handtekening zo snel mogelijk onder de jaarrekening te krijgen. En zoals we eerder ook al zeiden, accountants zijn ook maar gewoon mensen!
In ieder geval succes met de aankomende accountantscontrole. Hopelijk kun je deze tips gebruiken om van de aankomende accountantscontrole een soepele en prettige ervaring te maken!
