Een solide administratieve basis voor verdere groei

Wendy Bunk is Finance Professional

Case study over SurgVision door Wendy Bunk

In februari 2019 is onze FIT Professional Wendy Bunk begonnen bij SurgVision B.V. Een snelgroeiende internationale startup. Hoe doe je dat eigenlijk, een groeiende organisatie neerzetten? Hoe houd je alle informatie inzichtelijk? Hoe zorg je voor een solide administratieve basis, zodat de organisatie snel door kan groeien? In deze case study vertelt Wendy over haar ervaring.

SurgVision veroorzaakt revolutie in de oncologie

SurgVision B.V. heeft een toepassing ontwikkeld die tumorcellen tijdens de operatie zichtbaar maakt. Met fluorescent beeldgeleide oncologische chirurgie, zoals dit heet, kunnen chirurgen tumoren gemakkelijk herkennen tussen gezond weefsel. Ze kunnen sneller en gerichter werken, waarbij er minder gezond weefsel verloren gaat.

Overname door Bracco Group

In oktober 2017 is SurgVision ondergebracht bij Bracco Imaging S.p.A., onderdeel van de Bracco Group. Bracco is wereldleider op het gebied van diagnostische beeldvorming en andere medische apparatuur. De overname van SurgVision maakte groei mogelijk. Het systeem kon verder worden ontwikkeld, de organisatie werd uitgebreid. Er kwamen medewerkers bij en de liquiditeitspositie van SurgVision verbeterde.

Tegelijkertijd ontstond er door de organisatiegroei meer behoefte aan financiële expertise. Het was belangrijk om de processen beter in kaart te brengen en te optimaliseren. Om overzichten en rapportages te kunnen maken. Om informatie, inzicht en overzicht te krijgen en te houden. Fit Professionals of Finance zorgde voor een finance professional op detacheringsbasis: Wendy Bunk.

Finance professional voor de projectadministratie

In eerste instantie ben ik bij SurgVision gestart om te helpen bij het opzetten van een projectadministratie. Wat is het budget? Wat is er tot op heden uitgegeven? Wat staat er in bestelling en wat hebben we dan nog te besteden? Dit is cruciale informatie om projecten te kunnen analyseren en projecten te kunnen aansturen.

Voor eerdere opdrachten kwam ik terecht bij organisaties die al systemen hadden ingericht, volledige documentatie hadden en processen hadden uitgewerkt (hoewel niet altijd beschreven). Maar waar begin je als dit allemaal niet aanwezig is? Wat doe je als de organisatiestructuur nergens beschreven staat of nog niet bestaat?

Dat is precies waar ik bij SurgVision tegenaan liep. In een organisatie met weinig medewerkers is alles natuurlijk overzichtelijk en hanteerbaar. Maar als er steeds meer medewerkers bijkomen, hoe bewaar je dan het overzicht en houd je alles in de hand?

Informatie inzichtelijk maken

Omdat ik meteen zelfstandig aan de slag ging, kon ik uitgaan van mijn eigen wensen en gedachten. Als finance professional weet ik welke informatie belangrijk is voor een organisatie. Daarom ben ik begonnen met in kaart brengen welke informatie ik inzichtelijk wilde hebben. Daarbij moest ik rekening houden met het beleid dat bij SurgVision van toepassing is, gezien de geldende wet- en regelgeving. Daarna kon ik onderzoeken welke systemen geschikt waren en op onze wensen aansloten. Toen er eenmaal een keuze was gemaakt, ben ik begonnen met het implementeren van de software. Hierbij moesten er functieprofielen en procuratieschema’s worden opgesteld en bijvoorbeeld financiële gegevens worden aangeleverd en ingevoerd. Na de implementatie was het tijd voor de testfase. Tot slot konden de medewerkers worden getraind en zijn er maandelijkse analyserapportages opgezet.

Dit werk heeft niet alleen betrekking op de projectadministratie, maar ook op tijdregistratie, declaraties en nog veel meer.

Een solide administratieve basis voor elke groeiende organisatie

Deze stappen gelden voor elke groeiende organisatie. Zo lang je met een paar mensen samenwerkt, is structuur niet het belangrijkste. De focus ligt op je product of dienst. Maar begint je bedrijf serieus te groeien, dan heb je behoefte aan (en baat bij) een solide administratief fundament waarin alle informatie samenkomt en waardoor je inzicht en overzicht houdt. Daarom zet ik de stappen die ik bij SurgVision heb gezet, voor je op een rijtje:

  1. Breng in kaart welke informatie inzichtelijk moet zijn
  2. Houd rekening houden met beleid, wet- en regelgeving
  3. Onderzoek welke systemen aansluiten op de wensen en eisen
  4. Implementeer de software
  5. Voer alle informatie in
  6. Test het systeem
  7. Train de medewerkers
  8. Zet analyses en rapportages op

 

Inmiddels is mijn takenpakket bij SurgVision uitgebreid. Vanuit Fit Professionals of Finance kan ik echt meedenken over de verdere inrichting van de organisatie, en dat is super interessant.

Finance professional helpt met out-of-the-box ideeën

Het neerzetten van een solide administratieve basis voor een internationaal groeiend bedrijf is een tijdrovende klus. Het kost soms veel energie. Er zijn situaties waarin je misschien een beetje van het gebaande pad moet afwijken om het goed te doen. Maar wat een goed gevoel geeft het als de implementatie uiteindelijk is afgerond en de medewerkers getraind zijn. Want je bent wel bezig met de opbouw van een hele organisatie. Mijn out-of-the-box ideeën waren welkom. Ze hebben bijdragen aan het systeem dat nu is geïmplementeerd. Hoe stoer is het dat mijn ideeën daarin zijn meegenomen!

Financieel detacheringsbureau FIT

Ook interessant:

De kernwaarden van Fit Professionals

Deskundig

Fit Professionals of Finance verstaan hun vak en blijven voortdurend in ontwikkeling. Ze stellen zich in alle situaties professioneel op. Ze gaan vertrouwelijk om met interne informatie. Wij waarborgen dit door toezicht te houden, training aan te bieden en te investeren in hun ontwikkeling.

Betrokken

We voelen ons betrokken bij onze opdrachtgevers en bij elkaar. We investeren in de ontwikkeling van onze professionals. Met onze opdrachtgevers gaan we voor langetermijnrelaties waarin we op basis van vertrouwen en respect waarde creëren. We delen graag onze kennis en ervaring om bij te dragen aan het behalen van professionele en zakelijke doelen.

Vitaal

We zetten hoog in op een gezonde balans tussen de mentale en de fysieke gezondheid van onze professionals. Dit leidt volgens ons tot betere prestaties, meer plezier en meer energie op de werkvloer. Wij zijn ervan overtuigd dat we hiermee onze eigen verwachtingen en die van onze opdrachtgevers waarmaken en zelfs overtreffen.